smk al-musyaffa'

Rabu, 18 September 2013

PURNAMA NP: Memproses Perjalanan Bisnis

PURNAMA NP: Memproses Perjalanan Bisnis: Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan ole...

perjalanan bisnis

Selasa, 20 Maret 2012

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
  1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
  2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
  3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.
2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.
4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
7. Customs regulations (peraturankepabeanan.
8. Baggage (bagasi).
9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
1. kartu tanda penduduk (KTP),
2. kartu keluarga (KK),
3. ijazah pendidikan terakhir,
4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
6. akta kelahiran,
7. surat tugas dari instansi terkait.
Macam-macam paspor:
1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Macam-macam visa:
1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
Syarat-syarat mendapatkan visa:
1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
7. Menyerahkan pas foto berwarna.
Istilah-istilah”
1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

a.   Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.    Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5.   Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6.    Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1)         Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2)         Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3)         Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4)         Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)         Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)         Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1)      Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3)      Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

1)      Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
3)      Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4)      Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
5)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
7)      Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8)      Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

1)         nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2)         nama-nama maskapai penerbangan,
3)         jadwal perjalanan kereta api.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

Diposkan oleh PURNAMA NP di 06.42

Kamis, 29 Agustus 2013

Que Achmad menulis...: KISAH NYATA 9 Mimpi Nabi Muhammad SAW | WAJIB BACA...

Que Achmad menulis...: KISAH NYATA 9 Mimpi Nabi Muhammad SAW | WAJIB BACA...: KISAH NYATA 9 Mimpi Nabi Muhammad SAW | WAJIB BACA | S elepas baca silakan share. Daripada Abdul Rahman Bin Samurah ra berkata, Nabi Muha...

Selasa, 16 Juli 2013

dana kas kecil

1 Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1. Kas berarti tempat menyimpan uang

2. Kas berarti uang (uang tunai)

3. Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4. Dalam kamus Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2 Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3 Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

2. Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3. Jurnal pengeluaran kas

4. Buku jurnal kas kecil

5. Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6. Bukti pengeluaran kas kecil

7. Alat tulis dan alat hitung.

4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a. Pembentukan Dana Kas Kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

Maret 1 Kas Kecil ................. Rp 100.000,00

Kas ............................. Rp 100.000,00

(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b. Pembayaran Melalui Kas Kecil

Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c. Pengisian kembali kas kecil

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15 Biaya Pos ..................................... Rp 44.000,00

Biaya Angkut Pembelian ............. Rp 18.000,00

Perlengkapan Kantor ......................... Rp 20.000,00

Macam-macam Biaya ......................... Rp 5.000,00

Kas ..................................................................... Rp 87.000,00

(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1. Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.