dana kas kecil

1       Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1.      Kas berarti tempat menyimpan uang

2.      Kas berarti uang (uang tunai)

3.      Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.      Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2       Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

     Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

     Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3       Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

2.      Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3.      Jurnal pengeluaran kas     

4.      Buku jurnal kas kecil

5.      Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6.      Bukti pengeluaran kas kecil

7.      Alat tulis dan alat hitung.

4       Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh:          Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                        Maret 1            Kas Kecil        .................       Rp 100.000,00

                                                            Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b.    Pembayaran Melalui Kas Kecil

     Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

     Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c.    Pengisian kembali kas kecil

     Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh:          Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15          Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                        Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                        Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                        Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                    Kas      .....................................................................   Rp 87.000,00

                        (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

     Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

     Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

     Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas  dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

     Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

     Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1.      Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2.      Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.

1       Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1.      Kas berarti tempat menyimpan uang

2.      Kas berarti uang (uang tunai)

3.      Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.      Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2       Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

     Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

     Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3       Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

2.      Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3.      Jurnal pengeluaran kas     

4.      Buku jurnal kas kecil

5.      Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6.      Bukti pengeluaran kas kecil

7.      Alat tulis dan alat hitung.

4       Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh:          Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                        Maret 1            Kas Kecil        .................       Rp 100.000,00

                                                            Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b.    Pembayaran Melalui Kas Kecil

     Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

     Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c.    Pengisian kembali kas kecil

     Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh:          Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15          Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                        Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                        Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                        Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                    Kas      .....................................................................   Rp 87.000,00

                        (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

     Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

     Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

     Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas  dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

     Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

     Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1.      Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2.      Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.

contoh laporan keuangan

Di bawah ini adalah contoh laporan rugi/laba pada perusahaan perdagangan pada umumnya.

Laporan rugi/laba
PT. ABCD
Untuk periode berakhir 31 Desember 1999

Pendapatan:
Penjualan		10,000,000
Harga pokok penjualan:
Persediaan awal	2,000,000
Pembelian	7,000,000
Tersedia untuk dijual	9,000,000
Persediaan akhir	3,000,000
Harga pokok penjualan		6,000,000
Laba kotor		4,000,000
Biaya operasional:
Biaya komisi	500,000
Biaya transportasi	100,000
Biaya listrik, telpon, air	600,000
Biaya gaji pegawai	1,200,000
Biaya penyusutan bangunan	300,000
Biaya penyusutan inventaris	200,000
Total		2,900,000
Laba operasi		1,100,000
Biaya bunga		100,000
Laba sebelum pajak		1,000,000
Biaya pajak		200,000
Laba/(rugi) bersih		800,000

kembali ke depan

Di bawah ini adalah contoh neraca pada perusahaan dagang pada umumnya.

Neraca
PT. ABCD
Per 31 Desember 1999

Aktiva
Aktiva lancar:
Kas		1,000,000
Piutang usaha		5,000,000
Uang muka pembelian		500,000
Persediaan barang		3,000,000
Total aktiva lancar		9,500,000
Aktiva tetap:
Tanah		50,000,000
Bangunan	20,000,000
Akumulasi penyusutan-bangunan	(5,000,000)	15,000,000
Inventaris kantor	2,000,000
Akumulasi penyusutan-inventaris	(500,000)	1,500,000
Total aktiva tetap		66,500,000
Total aktiva		76,000,000
Hutang
Hutang lancar:
Hutang dagang		2,000,000
Hutang gaji		500,000
Biaya yang masih harus dibayar		1,000,000
Total hutang lancar		3,500,000
Hutang jangka panjang:
Hutang bank		20,000,000
Total hutang jangka panjang		20,000,000
Total hutang		23,500,000
Modal
Modal disetor		40,000,000
Laba ditahan		12,500,000
Total modal		52,500,000
Total hutang dan modal		76,000,000

contoh isi laporan

judul dafatar isi laporan

LAPORAN

PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)

DI KANTOR KECAMATAN BUMIJAWA

Di susun Oleh :

1.    Saeful Anwar Syakur

2.    Nur Inayah

3.    Firman Afandi

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

BIDANG KEAHLIAN MANAGEMENT PERKANTORAN

SMK AL – MUSYAFFA’

BOJONG – TEGAL

2013 / 2014

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan “LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PENDIDIKAN SYSTEM GANDA (PSG) DI KANTOR KECAMATAN BUMIJAWA” dapat terlaksana dengan baik.

Laporan ini terselesaikan bukan semata-mata karena kami melainkan atas dukungan dan do’a semua pihak.Untuk itu kami selaku penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang ikut membantu dalam penyelesaian laporan ini, teutama kepada :

1.      Bapak H. Muaris, SH , Selaku Ketua Yayasan Islamiah Al Musyaffa’

2.      Bapak Ahmad Susiyanto, B.A , Selaku Camat Bumijawa

3.      Bapak Susilo, S.Sos , Selaku Sekcam Kecamatan Bumijawa

4.      Ibu  Hj. Masruroh , Selaku Pembimbing dan instruktur di Kantor Kec.Bumijawa

5.      Bapak Edi Murtanto, S.IP ,Selaku Kepala Sekolah SMK AL MUSYAFFA’

6.      Bapak Miftahuloh, Spd , Selaku guru pembimbing dari SMK AL MUSYAFFA’

7.      Guru, staf  Tu, dan semua pihak yang telah membantu menyelesaikan laporan

Penyusunan laporan ini sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian kenaikan kelas (UKK) tahun pelajaran 2013/2014 serta sebagai bukti bahwa telah melaksanakan kegiatan Pendidikan System Ganda (PSG) kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan laporan sangat kami harapkan.

Mudah-mudahan laporan ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan pembaca pada umumnya.

                                                                                        Bojong,

                                                                     Kelompok Kantor Kec. Bumijawa

LEMBAR PERNYATAAN PENGESAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama kelompok            : Kelompok Kantor Kec. Bumijawa

Program studi keahlian : Managemen Perkantoran

Kompetensi keahlian     : Administrasi Perkantoran

Judul LPKI                   : Menangani Dokumen dan Peralatan Kantor

Dengan ini menyatakan bahwa Laporan Praktek Kerja Industri yang kami buat merupakan hasil karya dan benar keasliannya. Apabila di kemudian hari laporan hasil kerja industri ini merupakan plagiat / penjiplakan terhadap karya orang lain, maka kami bersedia mempertanggung jawabkan sekaligus menerima sanksi berdasarkan tata tertib di SMK AL MUSYAFFA’ BOJONG 1.

Demikian pernyataan ini kami buat sebenar – benarnya.

Penulis,

Kelompok Kantor Kec.Bumijawa

HALAMAN PENGESAHAN DU/DI

Lapora Kegiatan Pendidikan System Ganda (PSG) yang di susun oleh:

Nama kelompok            : Kelompok Kantor Kec. Bumijawa

Program studi keahlian : Managemen Perkantoran

Kompetensi keahlian     : Administrasi Perkantoran

Judul LPKI                   : Menangani Dokumen dan Peralatan Kantor

LAPORAN

KEGIATAN PENDIDIKAN SYSTEM GANDA

DI KANTOR KECAMATAN BUMIJAWA KABUPATEN TEGAL

TANGGAL 11 MARET s/d 9 MEI 2013

Telah di sahkan pada :

Hari       :

Tanggal :

Mengetahui CAMAT Bumijawa AHMAD SUSIYANTO, BA NIP. 19660406 198607 1 001

Pembimbing Hj. MASRUROH NIP. 19630515 198607 2 001

                                      

HALAMAN PENGESAHAN SEKOLAH

LAPORAN

KEGIATAN PENDIDIKAN SYSTEM GANDA (PSG)

DI KANTOR KECAMATAN BUMIJAWA KABUPATEN TEGAL

TANGGAL 11 MARET s/d 9 MEI 2013

Telah di sahkan pada :

Hari       :

Tanggal :

Kepala sekolah  SMK AL MUSYAFFA’ EDI MURTANTO, S.IP

Guru pembimbing MIFTAKHULLOH, Spd

MOTTO

·     Mimpi adalah keinginan, hasrat,  tekad, dan cita-cita yang kuat yang menggumpal dalam pandangan / prespektif dan harapan.

·     Your future is on your hand

·     Keberhasilan dicapai tidak dengan cara instan

·     Kegagalan bukan akhir dari segalanya melainkan keberhasilan yang tertunda

·     Gantungkan cita – cita di langit tertinggi walaupun mungkin kau sulit menggapainya

·     Pantang menyerah teruslah bermimpi karena hidup berawal dari mimpi

PERSEMBAHAN

Laporan ini kami persembahkan kepada :

1.      Ayah dan ibu tercinta

2.      Kakak dan adik

3.      Adik kelas

4.      Teman – teman dan semua yang telah membantu dalam pembuatan laporan

DAFTAR ISI

Lembar judul      ………………………………………………………….              i

Kata Pengantar   ………………………………………………………….             ii

Lembar pernyataan pengesahan   ………………………………………...            iii

Halaman pengesahan DU/DI   …………………………………………...            iv

Halaman pengesahan sekolah   …………………………………………...            v

Motto dan Persembahan      ……………………………………………....            vi

Daftar isi       ……………………………………………………………...           vii

BAB I        PENDAHULUAN

1.1     Latar Belakang     ……………………………………………        9

1.2     Tujuan       ……………………………………………….......      10

1.3     Tata Tertib Dunia Usaha/ Industri      ……………………….      11

BAB II       DESKRIPSI  DUNIA USAHA / DUNIA INDUSTRI

2.1   Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Bumijawa     ……….        12

2.2  Identitas Dunia Usaha      …………………………………….        13

2.3   Uraian Tugas Di Kantor Kecamatan Bumijawa   ……………       14

2.4   Fasilitas Kantor Kecamatan Bumijawa   …………………….        21

2.5  Sumber Dana Kecamatan Bumijawa   ………………………..        21

BAB III     KONSEP DASAR TEORITIS

3.1 Kesekretariatan   ………………………………………………        22

3.2 Administrasi    ………………………………………………....       24

3.3 Kearsipan    ……………………………………………………       25

BAB IV      PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN

4.1.  Waktu Pelaksanaan dan Tempat Pelaksanaan   ……………………         29

4.2.  Persiapan dan Pelaksanaan     ………………………………………        30

4.3.  Hasil Yang Diperoleh      …………………………………………...        30

BAB V      PENUTUP

5.1. Kesimpulan     …………………………………………………      32

5.2. Saran    ………………………………………………………...       33

PEMUTUP

LAMPIRAN – LAMPIRAN